Gérer les adhérents d’une association sans Excel : par où commencer ?

Presque toutes les associations commencent avec un tableur. C’est gratuit, tout le monde sait s’en servir, et pour cinquante adhérents, c’est largement suffisant.

Le problème, c’est que l’association grandit, et le fichier aussi. Un onglet pour les cotisations, un autre pour les présences, un fichier à part pour les dons, une copie sur la clé USB du trésorier. Un jour, quelqu’un demande « combien avons-nous d’adhérents à jour de cotisation ? », et personne n’est capable de répondre sans y passer la soirée.

Je conçois des outils pour des réseaux et des associations, et c’est presque toujours comme ça que la conversation commence. Voici comment savoir si vous en êtes là, et comment en sortir sans vous tromper.

Les signes que votre tableur ne suffit plus

• Il existe plusieurs versions du fichier, et vous n’êtes jamais sûr d’avoir la bonne.
• Une seule personne sait vraiment s’en servir. Le jour où elle part, la mémoire de l’association part avec elle.
• Les cotisations se rapprochent à la main, en comparant le fichier avec les relevés de banque.
• Les relances partent une par une, par e-mail, en copiant-collant les adresses.
• Vous ne savez pas qui a accès aux données. Des fichiers avec des noms, des adresses et parfois des informations de santé circulent par e-mail : c’est un vrai sujet de protection des données personnelles.
• Les bénévoles passent plus de temps à tenir le fichier qu’à faire vivre l’association.

Si vous cochez deux ou trois de ces cases, il est temps de passer à autre chose.

Trois façons d’en sortir

1. Un logiciel associatif du marché

Il en existe beaucoup, pour la gestion des adhésions, des cotisations, des dons ou des événements.

• Les plus : c’est rapide à mettre en place, souvent abordable, et vous profitez d’un outil déjà éprouvé.
• Les moins : vous adoptez leur façon de faire. Si vos règles sortent du cadre (des cotisations particulières, des rôles propres à votre structure, un suivi que personne d’autre ne fait), vous finirez par bricoler à côté.

Mon conseil : commencez par là. Si un logiciel existant fait ce dont vous avez besoin, prenez-le.

2. Un assemblage d’outils gratuits

Un formulaire en ligne pour les inscriptions, un tableur partagé, un outil d’envoi d’e-mails. Beaucoup d’associations fonctionnent comme ça.

• Les plus : ça ne coûte presque rien et ça se met en place en un week-end.
• Les moins : les outils ne se parlent pas. Vous recopiez les mêmes informations à trois endroits, et le jour où la personne qui a tout monté s’en va, personne ne sait comment ça tient.

3. Un outil sur-mesure

Un outil conçu pour votre fonctionnement à vous, avec vos règles, vos rôles et vos documents.

• Les plus : il colle exactement à votre façon de faire, il réunit tout au même endroit et il évolue avec vous.
• Les moins : c’est un investissement plus important, et il faut quelqu’un pour le maintenir dans la durée. C’est pour ça que je le propose avec un abonnement qui comprend l’hébergement, la maintenance et les évolutions.

Les questions à se poser avant de choisir

1. Qui va utiliser l’outil ? Des bénévoles qui s’y connectent une fois par mois n’ont pas les mêmes besoins qu’un salarié qui l’ouvre tous les matins. Un outil que personne n’ose utiliser ne sert à rien.
2. Que suivez-vous vraiment ? Adhésions, cotisations, présences, dons, événements, documents : listez tout, avec l’endroit où c’est rangé aujourd’hui.
3. Avez-vous des règles qui sortent du commun ? C’est souvent là que les logiciels du marché coincent.
4. Pouvez-vous récupérer vos données ? Quel que soit l’outil, vos données doivent vous appartenir et pouvoir être exportées.
5. Qui pourra le faire évoluer ? Un outil sans personne pour le maintenir vieillit vite.
6. Combien ça coûte sur trois ans, et pas seulement le premier mois ?

Ce que j’ai appris en le faisant

Pour l’association Le Cœur au Pied, qui rassemble des patients atteints d’une maladie rare, le besoin numéro un n’était pas technique : c’était l’autonomie. Leur ancien site était figé, et chaque changement demandait un développeur. J’ai conçu un back-office pensé pour des bénévoles : ils mettent à jour leurs textes, leurs événements, leurs documents et la carte de leurs membres sans moi. Voir l’étude de cas.

Pour le réseau d’affaires Grandir, le besoin était inverse : beaucoup d’informations à croiser chaque semaine (présences, recommandations entre membres, invités, cotisations, commissions). Le CRM que j’ai conçu analyse automatiquement les relevés de paiements pour répartir les commissions, et signale les membres qui décrochent avant qu’il soit trop tard. Voir l’étude de cas.

Deux associations, deux besoins opposés. C’est pour ça que je commence toujours par écouter avant de proposer quoi que ce soit.

Par où commencer, concrètement

1. Faites l’inventaire de ce que vous suivez et de l’endroit où c’est rangé.
2. Notez les trois tâches qui prennent le plus de temps à vos bénévoles.
3. Testez un ou deux logiciels du marché sur ces trois tâches.
4. S’ils ne collent pas, gardez votre liste : c’est exactement ce qu’il faut pour cadrer un outil sur-mesure.

Et si vous voulez un avis extérieur, le premier échange avec moi est gratuit et sans engagement.